Office 365 là bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ được nhiều người dùng trên toàn thế giới ưa chuộng. Với các tính năng đa dạng, từ soạn thảo văn bản đến làm việc nhóm, Office 365 mang đến giải pháp tối ưu cho công việc. Tuy nhiên, nếu bạn là người mới bắt đầu, có thể gặp khó khăn khi làm quen với các tính năng này. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Office 365 từ A-Z, giúp bạn nắm bắt nhanh chóng và sử dụng hiệu quả.
Office 365 là gì?
Office 365 là một dịch vụ đám mây của Microsoft cung cấp các công cụ văn phòng như Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneNote, cùng với các dịch vụ cộng tác như OneDrive và Microsoft Teams. Office 365 cho phép người dùng truy cập vào các ứng dụng và tài liệu từ bất kỳ đâu, trên mọi thiết bị có kết nối internet. Dịch vụ này cung cấp các gói thuê bao theo tháng hoặc năm, với các tính năng bổ sung như lưu trữ đám mây và bảo mật nâng cao, giúp người dùng làm việc hiệu quả và bảo mật hơn.
Xem thêm: Nên Học Tiếng Anh Giao Tiếp Hay IELTS? Đâu Là Lựa Chọn Tốt Nhất Dành Cho Bạn?
Hướng dẫn cách cài đặt Office 365 mới nhất
Bạn có thể sử dụng Microsoft Office 365 trực tuyến hoặc cài đặt xuống máy tính tùy ý.
Bước 1: Truy cập vào https://office.com, sau đó nhập tài khoản và mật khẩu đã được cấp, và nhấn “Sign in” để đăng nhập (nếu bạn có email Edu, có thể sử dụng để đăng nhập).
Bước 2: Sau khi đăng nhập, nhấn vào mục “Cài đặt khác” ở góc trên bên phải của trình duyệt.
Bước 3: Bấm vào cài đặt Office để tải bản cài đặt Office về máy (hệ thống sẽ tự nhận bản 32 bit hoặc 63bit)
Bước 4: Tiếp theo, chạy file setup vừa tải về để bắt đầu quá trình cài đặt. Trong quá trình này, bạn sẽ cần đợi một vài phút để hoàn tất.
Bước 5: Sau khi cài đặt xong, khi mở Word hoặc Excel lần đầu tiên, ứng dụng sẽ yêu cầu bạn kích hoạt bản quyền. Lúc này, hãy nhập tài khoản người dùng đã được cấp và nhấn “Next” để tiếp tục. (Nếu có, nhập email Edu của bạn).
Xem thêm: TOP 7 Hãng Đầu Ghi Camera Chất Lượng, Được Mua Nhiều Nhất
Cách sử dụng Office 365 online như thế nào?
Để sử dụng Office 365, bạn chỉ cần mở trình duyệt và truy cập vào đường link: https://office.com. Sau đó, đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu đã được cấp.
Khi đăng nhập thành công, màn hình Dashboard sẽ hiển thị các công cụ Office online như: Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint, OneNote, v.v. Bạn chỉ cần chọn ứng dụng phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình.
Hướng dẫn người dùng quản trị tài khoản Office 365 siêu đơn giản
Office 365 là công cụ làm việc hiệu quả không thể thiếu trong công việc của bạn. Vì vậy, tài khoản Office 365 đóng vai trò rất quan trọng và cần được bảo vệ an toàn. Trong suốt quá trình cài đặt và sử dụng, bạn cần quản lý tài khoản một cách cẩn thận, đặc biệt là bảo mật mật khẩu để đảm bảo an toàn thông tin.
Cách thay đổi Password Office 365
Khi đăng nhập vào Office 365, bạn sẽ được cấp một tài khoản và mật khẩu mặc định. Tuy nhiên, để bảo mật tài khoản của mình, bạn cần thay đổi mật khẩu này.
Để thay đổi mật khẩu hiện tại, bạn vào mục Cài đặt (Setting), sau đó chọn mục “Mật khẩu”. Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu cũ và mật khẩu mới muốn thay đổi, rồi nhấn “Submit” để hoàn tất việc đổi mật khẩu.
Cách lấy lại mặt khẩu Offic 365
Nếu bạn quên mật khẩu hoặc nhập sai tên tài khoản hoặc mật khẩu khi đăng nhập và hệ thống hiển thị thông báo “We don’t recognize…,” nhưng bạn không thể nhớ lại mật khẩu, bạn có thể dễ dàng reset lại mật khẩu thông qua liên kết “Forgot my password” và tiến hành thực hiện đổi mật khẩu mới.
Xem thêm: Review 7 Top Công Ty Kim Khí Uy Tín Và Chất Lượng Nhất Hiện Nay
Hướng dẫn cách sử dụng Office 365 với các ứng dụng trong phần mềm
Trong cách sử dụng Microsoft Office 365, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn thao tác với 3 phần mềm hữu dụng sau đây:
Upload file và thư mục Onedrive
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây hoạt động trên nhiều hệ điều hành khác nhau. OneDrive for Business cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu lớn từ 1TB đến 5TB, là không gian lý tưởng để lưu trữ hình ảnh, video và các tài liệu quan trọng. Người dùng có thể dễ dàng truy cập dữ liệu từ OneDrive trên nhiều thiết bị như máy tính, máy tính bảng, điện thoại và Xbox, hỗ trợ các hệ điều hành Windows, Mac, Windows Phone, iOS, Android.
Với OneDrive, bạn có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cộng tác trực tuyến với tối đa 5 người khác khi chia sẻ dữ liệu.
Các tính năng chính của OneDrive:
- Tải lên file và thư mục.
- Tải xuống file và thư mục.
- Chia sẻ file và thư mục.
- Cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên một file cùng lúc.
- Đồng bộ dữ liệu với máy tính cá nhân.
Dưới đây là chi tiết cách upload file và thư mục Onedrive:
Bước 1: Truy cập trang chủ https://office.com và nhập tài khoản cùng mật khẩu để đăng nhập vào Office 365.
Bước 2: Chọn ứng dụng OneDrive (nơi lưu trữ các file Word, Excel, PowerPoint khi người dùng lưu trực tuyến, cũng như các file đã được upload lên Cloud).
Bước 3: Nhấn vào “Tải lên” để bắt đầu quá trình upload dữ liệu lên OneDrive. Bạn sẽ có hai lựa chọn: Upload file hoặc thư mục. Thời gian tải lên sẽ phụ thuộc vào dung lượng file và tốc độ kết nối mạng. Sau khi tải lên hoàn tất, bạn sẽ thấy các file mới trên OneDrive.
Để tải xuống file từ OneDrive, chỉ cần chọn thư mục chứa file cần tải về, nhấp chuột phải và chọn “Tải xuống”.
Bạn cũng có thể thực hiện các thao tác tương tự như Sao chép liên kết, Xóa, Di chuyển đến, Sao chép đến và Đổi tên.
Xem thêm: 10+ TOP Điểm Du Lịch Đẹp Nhất Tại Trung Đông Bạn Không Nên Bỏ Qua
Tạo slide với Microsoft Sway
Sway đã được cải tiến để tạo ra các bản trình chiếu ấn tượng với nhiều loại dữ liệu như văn bản, hình ảnh, video và cả các tweet từ Twitter. Đặc biệt, Sway tự động điều chỉnh bố cục sao cho phù hợp với mọi thiết bị, từ máy tính, TV màn hình rộng đến tablet và smartphone.
Microsoft Sway có thể coi là phiên bản nâng cấp của công cụ thuyết trình nổi tiếng PowerPoint. Nó cho phép người dùng tạo các bản trình chiếu trực tiếp trên “đám mây” và dễ dàng chia sẻ chúng với bạn bè.
Khi bản trình chiếu đã hoàn thành, bạn có thể chia sẻ ngay trên các mạng xã hội như Facebook, Twitter, gửi qua email hoặc nhúng vào website yêu thích.
Các tính năng chính của Sway bao gồm: tạo slide mở đầu, tạo slide nội dung, tùy chỉnh, hoàn thiện slide và chia sẻ slide.
Bước 1: Truy cập trang chủ https://office.com, đăng nhập vào tài khoản Office 365, sau đó chọn Sway và nhấn “Create New” trên trang chủ của Sway.
Bước 2: Nhấn “Insert” để chọn ảnh nền cho chủ đề bài giảng hoặc kéo trực tiếp hình ảnh vào storyline. Thực hiện theo thứ tự như hình dưới đây:
- Số 2: Đại diện cho chủ đề
- Số 3: Chủ đề bài giảng
- Số 4: Tìm kiếm ảnh trên mạng
- Số 5: Mở thêm slide mới
Bước 3: Để bắt đầu trình chiếu slide, nhấn “Play”. Để thay đổi ngữ cảnh của slide, nhấn nút “Remix” ở trên màn hình. Nếu muốn quay lại màn hình chỉnh sửa, nhấn “Esc”.
Xem thêm: Danh Sách Top 7 Đơn Vị Lắp Đặt Camera Đà Nẵng Uy Tín, Chuyên Nghiệp
Cách tạo khảo sát với Microsoft Forms
Microsoft Forms là một ứng dụng mới trong bộ Office 365, giúp người dùng dễ dàng tạo khảo sát để thu thập thông tin, ý kiến hoặc xây dựng các bài quiz phục vụ giảng dạy.
Microsoft Forms nổi bật với hai tính năng chính:
- Tạo lập Form
- Thiết lập Form
Để tạo Forms, bạn truy cập trang chủ https://office.com và đăng nhập bằng tài khoản Office 365, sau đó chọn Forms và nhấn “New Form”. Tiếp theo, click vào “Untitled form” để điền thông tin cần thiết cho “Form name” (1) và “Description” (2).
Ở góc phải của “Form name” có biểu tượng để chèn hình ảnh. Bạn có thể chọn ảnh từ Bing Search, OneDrive, hoặc tải lên trực tiếp từ máy tính.
Trong đó:
Choice: Dùng cho các câu hỏi dạng lựa chọn nhiều đáp án hoặc câu hỏi dạng checkbox.
- Nhập câu hỏi cần hỏi.
- Chọn hình ảnh muốn xuất hiện trong câu hỏi.
- Nhập các lựa chọn trả lời bên dưới, để thêm lựa chọn, click “Add option”.
- Cho phép người trả lời tự nhập câu trả lời, click “Add other option”.
- Để người trả lời chọn nhiều câu trả lời, bật “Multiple answers”.
- Để câu hỏi bắt buộc, bật “Required”.
- Các công cụ tùy chọn khác như subtitle, v.v.
Text: Dùng cho các câu hỏi dạng tự luận.
- “Long answer” để câu trả lời dài, ví dụ như viết đoạn văn.
- Để câu trả lời chỉ chứa số và thỏa mãn điều kiện, bạn có thể cài đặt “Restriction” trong phần “…”.
Rating: Dùng cho câu hỏi đánh giá.
- Câu hỏi có thể theo mức độ 1-5 hoặc 1-10.
- Biểu tượng sao (Star) hoặc số (Numbers) hỗ trợ cho loại đánh giá.
- Nếu muốn định nghĩa mức sao (1 Star / 5 Star), bạn có thể sử dụng “Add Label”.
Date: Dùng để thu thập dữ liệu liên quan đến ngày tháng, ví dụ như hỏi về ngày sinh.
Quiz: Dùng cho các câu hỏi có tính điểm như trong các bài kiểm tra, bạn có thể đặt câu hỏi và câu trả lời, sau đó chọn “Đáp án đúng” (Correct answer).
Ngoài ra, bạn có thể:
- Chọn “Preview” để xem lại Form.
- Chọn “Theme” để thay đổi giao diện (nếu cần).
- Chọn “Share” để lấy liên kết và chia sẻ Form.
Mua tài khoản Microsoft Office 365 tại EKEYMS
EKEYMS là đơn vị uy tín chuyên cung cấp các tài khoản phần mềm chất lượng cao như Microsoft Office 365, Elsa, YouTube Premium, Capcut Pro và nhiều dịch vụ khác. Với Office 365 từ EKEYMS, bạn không chỉ sở hữu một bộ công cụ văn phòng mạnh mẽ như Word, Excel, PowerPoint mà còn được hỗ trợ đầy đủ các tính năng tiên tiến giúp công việc và học tập trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Mua tài khoản Microsoft Office 365 Personal và mua Office 365 Family tại EKEYMS, bạn sẽ được đảm bảo về chất lượng và tính bảo mật cao. Đơn vị cam kết cung cấp tài khoản chính chủ, sử dụng lâu dài với giá cả hợp lý. Bên cạnh đó, EKEYMS luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt quá trình sử dụng, giúp bạn tối ưu hóa công việc và nâng cao hiệu suất.
Thông tin liên hệ Phần mềm bản quyền Ekyems:
- Website: https://ekeyms.net/
- Hotline: 0969 38 36 39
- Địa chỉ: Số 23, Tổ 10, P. Yết Kiêu, TP. Hạ Long, Tỉnh Quảng Ninh
Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết của Chammuseum, bạn đã có thể làm quen cách sử dụng Office 365 một cách thành thạo. Các công cụ trong Office 365 không chỉ giúp bạn làm việc nhanh chóng mà còn tăng hiệu quả công việc. Hãy thử áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế để nâng cao kỹ năng sử dụng bộ công cụ này. Chúc bạn có những trải nghiệm tuyệt vời và làm việc hiệu quả với Office 365.
Xem thêm: Tổng Hợp 8 Top Dịch Vụ Vệ Sinh Công Nghiệp TPHCM Uy Tín Hàng Đầu